Framework:Workflow Manager
You can design workflows that add application logic to your application without having to write custom code. Using the Workflow Manager, you create rules that associate conditions and actions with items, so that changes to items in lists or libraries trigger actions in the workflow.
The basic steps of creating a workflow are always the same: First you define the workflow, and then you create the rules by choosing conditions and actions.
Open the Workflow Manager with the button 
in the category “Manager”.
Elements and functions
Ribbon
The ribbon contains the following options:
| Button | cktion |
|
Check in/Check out of the Workflow Manager for editing. This button can display different states: |
| The Workflow Manager can be checked out.
| |
 The Workflow Manager is checked out and available for editing.
| |
 The Workflow Manager is open for editing by another user.
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Refresh |
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Delete selected workflow |
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Edit workflow |
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Create workflow |
Workflow Manager
Workflow-Tree
The workflow tree contains all workflows. Here you create new workflows or edit an existing one. The context menu of the Workflow tree contains the following options:
- New Workflow
A new workflow will be created and the Workflow Wizard opens. If this command isn’t active, please verify if the Workflow Manager is checked out. - Edit
An existing workflow can be edited. If the command “Open” is available, you can open the Workflow-Wizard. It is not possible to edit the workflow, because the Workflow Manager isn’t checked out. - Refresh
Gets the actual data form CoPlanner server. - Delete
Delete a workflow. - Copy workflow
You can copy a workflow with all tasks. Following dialog box will be displayed:
- New Workflow
You can insert a new name, select a new scenario and set a new start date of the workflow. All start and end dates of this workflow will be adjusted.
Workflow detailed view
The workflow overview shows you either a list of all workflows or the detailed information of the selected workflow.
Workflow-Wizard
The Workflow-Wizard helps you to create and edit workflows. The possibilities and functions of the Workflow-Wizard will be explained with an example. A workflow will be created with several tasks.
| Input Activate the element “Workflows” and select the command “New workflow” from the context menu. |
The Workflow-Wizard opens.
The Workflow Wizard contains three areas:
- General
- [[ |Tasks]]
- [[ |Overview]]
Area „General“
This field allows you anytime to change the name of the workflow, select a scenario, edit the start and end date and change the state of the workflow.
Workflow caption
This field allows you anytime to change the name of the workflow. The name has to be unique.
| Input Enter the caption „Contribution margin planning“. |
Selection of scenario
Select a scenario for this workflow.
| Input Select scenario “Forecast 2010“. |
State
Use this option to activate the workflow or deactivate it.
Selection of period
Here you define the start and end date of the workflow. All further tasks have to be within this period.
| Input In this example the planning starts on 23.03.2010 and ends on 30.03.2010. |
Selection of the workflow administrator
This setting is optional. If you select a workflow administrator, this CoPlanner user will get all messages, which will be sent by the CoPlanner server.
| Hint If there is an incorrect input a blue icon will appear beside this field. Move the mouse over this icon and you get a hint to make any necessary adjustments. |
In this example the end date of the workflow has moved and so the end date of the task is after the end date of the workflow. The area “General” looks like the following:
| Input Activate area „Tasks“. |
Area „Tasks“
In this area you create the tasks of the workflow and define actions, conditions and users.
List of tasks
In this area you can create new tasks, delete existing tasks, change the order of the tasks and reset the state of all users.
Buttons of the command bar:
|
Create task |
|
Move up element |
|
Move down element |
|
Reset state of all users |
| Input Click the button “Create task“, insert following text “Revenue planning” and confirm your input. |
Because of the confirmation the settings of this task will be editable.
Settings of task ‘Revenue planning‘
Action
This action will be executed if the user clicks on the task. All navigation commands are available.
Input Click the button „Edit“  , choose the option „Select action“ and choose the input mask “Control/Planning/Profit and loss planning on monthly base/Revenue”.
|
Wenn Sie die Option „Aktion definieren“ auswählen, so können Sie eine individuelle Aktion erstellen. Aktionen ermöglichen es zum Beispiel, Masken, Dimensionen etc. zu öffnen. Zusätzlich können Aktionen auch zum Beispiel Formeln, Importe etc. ausführen. Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie im Anhang C, Navigationsaktionen, Seite 12ff.
Beim „Fenster - Startbereich“ hat man die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in dem die Aktion ausgeführt wird, wobei
- Struktur
ein weiteres Register in der Navigationsstruktur - Work
ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich
- Struktur
öffnet.
Start und Ende
Als Start- bzw. Endtermin wird der Start- und Endtermin des Workflows vorgeschlagen. Mittels der Auswahlboxen können Sie hier für diese Aufgabe diese Termine verändern.
| Eingabe Wählen Sie den 25.03.2010 als Endtermin dieser Aufgabe. |
Nachfrist
Mit dieser Einstellung können Sie jeder Aufgabe eine Nachfrist für die Bearbeitung setzen.
Bei Zeitraumüberschreitung
Mit dieser Einstellung können Sie definieren, was nach dem Ablauf der Frist einer Aufgabe mit dieser passieren soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
- Aufgabe sperren
Auswirkung: Diese und sämtliche davon abhängigen Aufgaben sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden. - Als fertig anzeigen
Auswirkung: Die Aufgabe wird automatisch vom System freigegeben. Davon abhängige Aufgaben können bearbeitet werden. - Keine Aktion
Auswirkung: Der Ablaufzeitpunkt wird ignoriert.
- Aufgabe sperren
Vorgängeraufgabe
Definieren Sie eine Aufgabe, deren Erledigung eine Bedingung für den Start dieser Aufgabe ist. Zur Verfügung stehen alle in diesem Workflow definierten Aufgaben.
Fortsetzungsbedingung
Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe auswählen, definieren Sie hier die dazugehörige Fortsetzungsbedingung. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
- Vorgänger von Benutzer erledigt
Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald der Planer seine Vorgängeraufgabe freigibt. - Vorgänger von allen Benutzern erledigt
Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald alle Planer die Vorgängeraufgabe freigegeben haben.
- Vorgänger von Benutzer erledigt
| Hinweis Das Bearbeiten dieser Aufgabe ist erst möglich, wenn diese Bedingung bei der Vorgängeraufgabe erfüllt ist. |
Prüfer
Legen Sie einen Prüfer und einen Endtermin fest, der diese Aufgabe nach der Freigabe des Benutzers bearbeiten muss.
Zusätzlich können Sie den Prüfer das Recht geben, die Daten zu verändern. Des Weiteren können Sie einen Stellvertreter des Prüfers auswählen.
| Eingabe Wählen Sie aus der Liste der CoPlanner Benutzer den Administrator und als Endtermin definieren Sie den 27.03.2010 |
Benutzer der Aufgabe ‘Umsätze planen‘
In diesem Bereich ordnen Sie der Aufgabe Benutzer zu. Diesen Benutzer erhalten diese Aufgabe in Ihrer Workflow Übersicht.
| Eingabe Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen oder entfernen“ .
|
Der Dialog „Benutzerauswahl“ wird geöffnet.
Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.
| Eingabe Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“. |
Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.
Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.
| Eingabe Bezeichnung: „Variable Aufgaben planen“
Aktion: „Steuerung Steuerung/Planung/Planung auf Monatsbasis/Variable Kosten“ Start: 27.03.2010 Ende: 28.03.2010 Vorgängeraufgabe: Umsätze planen Prüfer: Administrator Ende: 29.03.2010 Benutzer: Maria Bernasconi |
Bereich „Übersicht“
In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.
| Eingabe Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“ |
Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.
Workflowdarstellung im CoPlanner
Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.
Dieses Beispiel startet am 23.03.2010.
| Initiale Darstellung | |
| Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten. | 
|
| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde. | 
|
| Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert. | |
| Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben | |
| Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv. | 
|
| Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“. | 
|
| Beim Benutzer „HE“ ändert sich gar nichts, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird. | |
| Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“. | 
|
| Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben | |
| Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen. | 
|
| Aufgabe wiedereröffnen | |
| ie Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben. | 
|
| Aufgabe freigeben | |
| Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“. | 
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| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist. | |
| Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“ | 
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Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2010.
| Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben | |
| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv. | 
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| Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“. | 
|
| Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“. | 
|
| Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben | |
| Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben |
|
E-Mail Benachrichtigungen
Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.
Auslöser für den Versand eines E-Mails
Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:
| Ereignis | Benutzer | Prüfer | Administrator | Auslöser |
| Startdatum erreicht | Ja | Ja | (A) | |
| Benutzer „Aufgabe freigeben“ | Ja | Ja | Ja | (B) |
| Enddatum steht bevor | Ja | (A) | ||
| Enddatum erreicht | Ja | Ja | (A) | |
| Nachfristablauf steht bevor | Ja | (A) | ||
| Nachfristablauf erreicht | Ja | Ja | (A) | |
| Prüfer „Aufgabe freigeben“ | Ja | Ja | Ja | (B) |
| Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“ | Ja | Ja | Ja | (B) |
| Prüferenddatum steht bevor | Ja | (A) | ||
| Prüferenddatum erreicht | Ja | Ja | (A) | |
| Aufgabe zurückgesetzt | Ja | Ja | Ja | (B) |
Legende:
- Automatisch (A)
- Aktion des Benutzers (B)
Für den E-Mailversand muss folgender Eintrag im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:
Detaillierte Informationen zum Konfigurieren dieser Dateien finden Sie im technischen Handbuch.
Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.
E-Mail Inhalt
Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.
Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nach¬richt. Beachten Sie dabei folgende Notation:
Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:
| Ereignis | AttribID |
| Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“ | WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject
WorkFlowReOpenedByReviewer_Body |
| Benutzer „Aufgabe freigeben“ | WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject
WorkFlowFinnishedByConstributor_Body |
| Prüfer „Aufgabe freigeben“ | WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject
WorkFlowFinnishedByReviewer_Body |
| Aufgabe zurückgesetzt | WorkFlowTaskResetted_Subject
WorkFlowTaskResetted_Body |
| Startdatum erreicht | WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body |
| Enddatum steht bevor | WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body |
| Enddatum erreicht | WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body |
| Enddatum erreicht | WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject
WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body |
| Nachfristablauf steht bevor | WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor |
| Nachfristablauf erreicht | WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body |
| Nachfristablauf erreicht | WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body |
| Prüferenddatum erreicht | WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject
WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body |
| Prüferenddatum steht bevor | WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject
WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body |
Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:
| Konstante | Erklärung |
| $Date | Aktuelle Datum |
| $TaskName | Bezeichnung der Aufgabe |
| $Planer | Zuständiger Planer/Prüfer |
| $Message | Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar |
| $NewLine | Ein Zeilenvorschub |
| $AllPlaner | Alle Planer einer Aufgabe |
Beispiel Tags für das Ereignis - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“
