Excel Client:Mail Merge Wizard

The Mail Merge Wizard helps you to create a mail merge. The various steps of the Mail Merge Wizard will not be available unless the settings in the previous section are valid. In other words, the “Next” button will not be active until you have entered the correct settings.

The Mail Merge Wizard consists of four steps:

Step 1: File:EC Mail Merge Wizard01.jpg	In the first step you can either define a new mail merge or select a previously defined and saved mail merge. If no mail merge was previously created, the option to select a saved mail merge will not be available. Confirm your selection by clicking “Next”.
Step 2: File:EC Mail Merge Wizard02.jpg File:EC Mail Merge Wizard03.jpg File:EC Mail Merge Wizard04.jpg	The second step consists of two actions if the option “Create a new definition” was selected in Step 1. Select the cell of the Excel worksheet that contains the filter cell (ElemSelect) which you want to use as your mail merge. Click on the ElemSelect button to activate cell selection. Next, select the desired cell and confirm your selection by pressing the Enter key on your keyboard If the selected cell is valid as the basis of a mail merge, a dropdown list containing elements will appear. Use the dropdown list to select the elements to be included in the mail merge Confirm your selection by clicking “Next”. To save your settings, click the button. If the settings you entered are valid, a dialogue will appear in which you can name your definition. Assign a name to your definition and confirm by clicking “OK”. The name of this definition will now be available in Step 1 in the “Use saved definition” dropdown list. To ensure that the definition remains available after you reopen the report, please save your workbook after completing the mail merge. Wählen Sie die Zelle des Excel Arbeitsblattes, welche die Filterzelle (ElemSelect) beinhaltet, die als Serie herangezogen werden soll. Klicken Sie hiefür auf die Schaltfläche, um die Zellselektion zu aktivieren. Selektieren Sie nun die gewünschte Zelle und bestätigen Sie die Selektion mit der Eingabetaste (Enter). Ist die selektierte Zelle als Seriendruckbasis gültig, erscheint eine Elementselektions-Kombinationslistenfeld. Durch diese können Sie jene Elemente auswählen, welche die Serie beinhalten soll.
Step 3: File:EC Mail Merge Wizard05.jpg	Im Schritt drei besteht die Möglichkeit der Auswahl des Ausgabetyps. Ausgabe in Arbeitsmappe: Dies bedeutet, dass Pro Element der Serie ein Arbeitsblatt in einer Arbeitsmappe gespeichert wird. Um diese Art der Ausgabe bestätigen zu können, müssen die den Namen und den Speicherort der Datei angeben, in welcher die Arbeitsblätter eingefügt werden sollen. Die Auswahl des Speicherorts definieren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche . Ausgabe in Arbeitsmappen: Pro Element der Serie wird eine Arbeitmappe erstellt. Diese beinhaltet ein Arbeitsblatt mit den Werten des entsprechenden Serienelements. Um diese Art der Ausgabe bestätigen zu können, müssen Sie das Verzeichnis angeben, in welches die Arbeitsmappen der Serie gespeichert werden sollen. Die Auswahl des Verzeichnisses definieren Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche . Ausgabe am Drucker: Für jedes Element der Serie wird das Arbeitsblatt am Drucker ausgegeben. Hier wird jener Drucker verwendet, welcher als Standarddrucker in Microsoft Excel definiert ist. Achtung: Vergewissern Sie sich vorher, dass der Druckbereich nach Ihren Vorstellungen definiert ist. Sind die Einstellungen komplett, kann durch einen Klick auf „Fertigstellen“ der Erstellung der Serie gestartet werden. Durch „Weiter >“ gelangen Sie zu Schritt vier, der Zusammenfassung.
Step 4: File:EC Mail Merge Wizard08.jpg	Schritt vier ist die Zusammenfassung, in welcher Sie auf einen Blick die von Ihnen gewählten Einstellungen nochmals prüfen können. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“, wird die Erstellung der Serie gestartet.