Framework:Workflow Manager

You can design workflows that add application logic to your application without having to write custom code. Using the Workflow Manager, you create rules that associate conditions and actions with items, so that changes to items in lists or libraries trigger actions in the workflow.

The basic steps of creating a workflow are always the same: First you define the workflow, and then you create the rules by choosing conditions and actions.

Open the Workflow Manager with the button in the category “Manager”.

Framework, CoPlanner Workflow Manager

Elements and functions

Ribbon

Framework, Ribbon Workflow Manager

The ribbon contains the following options:

Button	cktion
	Check in/Check out of the Workflow Manager for editing. This button can display different states:
	The Workflow Manager can be checked out.
	The Workflow Manager is checked out and available for editing.
	The Workflow Manager is open for editing by another user.
	Refresh
	Delete selected workflow
	Edit workflow
	Create workflow

Workflow Manager

Workflow-Tree

The workflow tree contains all workflows. Here you create new workflows or edit an existing one. The context menu of the Workflow tree contains the following options:

• New Workflow
  A new workflow will be created and the Workflow Wizard opens. If this command isn’t active, please verify if the Workflow Manager is checked out.
• Edit
  An existing workflow can be edited. If the command “Open” is available, you can open the Workflow-Wizard. It is not possible to edit the workflow, because the Workflow Manager isn’t checked out.
• Refresh
  Gets the actual data form CoPlanner server.
• Delete
  Delete a workflow.
• Copy workflow
  You can copy a workflow with all tasks. Following dialog box will be displayed:

Framework, Copy workflow

You can insert a new name, select a new scenario and set a new start date of the workflow. All start and end dates of this workflow will be adjusted.

Workflow detailed view

The workflow overview shows you either a list of all workflows or the detailed information of the selected workflow.

Workflow-Wizard

The Workflow-Wizard helps you to create and edit workflows. The possibilities and functions of the Workflow-Wizard will be explained with an example. A workflow will be created with several tasks.

Input  Activate the element “Workflows” and select the command “New workflow” from the context menu.

The Workflow-Wizard opens.

Framework, Workflow-Wizard, area „General“

The Workflow Wizard contains three areas:

• General
• [[ |Tasks]]
• [[ |Overview]]

Area „General“

This field allows you anytime to change the name of the workflow, select a scenario, edit the start and end date and change the state of the workflow.

Workflow caption

This field allows you anytime to change the name of the workflow. The name has to be unique.

Input  Enter the caption „Contribution margin planning“.

Selection of scenario

Select a scenario for this workflow.

Input  Select scenario “Forecast 2010“.

State

Use this option to activate the workflow or deactivate it.

Selection of period

Here you define the start and end date of the workflow. All further tasks have to be within this period.

Input  In this example the planning starts on 23.03.2010 and ends on 30.03.2010.

Selection of the workflow administrator

This setting is optional. If you select a workflow administrator, this CoPlanner user will get all messages, which will be sent by the CoPlanner server.

Hint  If there is an incorrect input a blue icon will appear beside this field. Move the mouse over this icon and you get a hint to make any necessary adjustments.

Framework, Workflow hint

In this example the end date of the workflow has moved and so the end date of the task is after the end date of the workflow. The area “General” looks like the following:

Framework,Workflow-Assistent, area „General“

Input  Activate area „Tasks“.

Area „Tasks“

In this area you create the tasks of the workflow and define actions, conditions and users.

Framework,Workflow-Wizard, area „Tasks“

List of tasks

In this area you can create new tasks, delete existing tasks, change the order of the tasks and reset the state of all users.

Buttons of the command bar:

	Create task
	Move up element
	Move down element
	Reset state of all users

Input  Click the button “Create task“, insert following text “Revenue planning” and confirm your input.

Because of the confirmation the settings of this task will be editable.

Settings of task ‘Revenue planning‘

Action

This action will be executed if the user clicks on the task. All navigation commands are available.

Input  Click the button „Edit“ , choose the option „Select action“ and choose the input mask “Control/Planning/Profit and loss planning on monthly base/Revenue”.

Framework, Workflow-Wizard, create action

If you select the option „Define action“, you can create an individual action. For example an action can be open a mask or dimension. Additionally actions can execute formulas or imports.

“Windows start area” offers the possibility to define the area, where the action will be executed.

• Structure
  A further tab in the navigation structure
• Work
  A further document in the working area

Start and End

As start and end date the start and end date of the workflow will be suggested.

Input  Choose 25.03.2010 as end date of this task.

Period of grace

This setting allows defining a period of grace of each task.

In case out of time

With this setting you can define, what happens after the end of a task. Following possibilities are available:

• Lock task
  Effect: This and all depending tasks are locked and not allowed to edit.
• Show finished
  Effect: The task will be released by system. Depending tasks can be edited.
• No Action
  Effect: The end date will be ignored.

Previous task

Define a task, which has to be completed before this task can start. Available are all defined tasks in this workflow.

Continuation condition

If you have selected a previous task, you define the corresponding continuation condition in this field. Following possibilities are available:

• User finished previous task
  Effect: This task can be edited as soon as the user completes his previous task.
• All users finished previous task
  Effect: This task can be edited as soon as all users complete the previous task.

Hint  Editing of this task is only possible, if the condition of the previous task is completed.

Reviewer

Define a reviewer and an end date, who has to edit this task after the user has approved the task.

Additionally you can give a reviewer the permission, to change data. Furthermore you can select a deputy of the reviewer.

Input  Select “Administrator” from the CoPlanner list, end date: 27.03.2010.

User of the task ‘Revenue planning‘

In this area you attach users to the task. These users get this task in their workflow panel.

Input  Click the button “Add or remove user” .

Dialog box “User selection” opens.

Framework, Workflow-Assistent, Benutzer auswählen

Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.

Eingabe  Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Umsätze planen

Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.

Eingabe  Bezeichnung: „Variable Aufgaben planen“ Aktion: „Steuerung Steuerung/Planung/Planung auf Monatsbasis/Variable Kosten“ Start: 27.03.2010 Ende: 28.03.2010 Vorgängeraufgabe: Umsätze planen Prüfer: Administrator Ende: 29.03.2010 Benutzer: Maria Bernasconi

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Variable Kosten planen

Bereich „Übersicht“

In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Übersicht“

Eingabe  Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“

Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“

Workflowdarstellung im CoPlanner

Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“ bei den Benutzern

Dieses Beispiel startet am 23.03.2010.

Initiale Darstellung
Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde.
Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert.
Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben
Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv.
Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „HE“ ändert sich gar nichts, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigegeben

Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Aufgabe wiedereröffnen
ie Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben.
Aufgabe freigeben
Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist.
Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigegeben

Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2010.

Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv.
Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen. Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben

Framework, Alle Aufgaben erledigt

E-Mail Benachrichtigungen

Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.

Auslöser für den Versand eines E-Mails

Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:

Ereignis	Benutzer	Prüfer	Administrator	Auslöser
Startdatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Benutzer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Enddatum steht bevor	Ja			(A)
Enddatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Nachfristablauf steht bevor	Ja			(A)
Nachfristablauf erreicht	Ja		Ja	(A)
Prüfer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüferenddatum steht bevor		Ja		(A)
Prüferenddatum erreicht		Ja	Ja	(A)
Aufgabe zurückgesetzt	Ja	Ja	Ja	(B)

Legende:

Automatisch (A)

Aktion des Benutzers (B)

Für den E-Mailversand muss folgender Eintrag im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:

Detaillierte Informationen zum Konfigurieren dieser Dateien finden Sie im technischen Handbuch.

Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.

E-Mail Inhalt

Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.

Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nach¬richt. Beachten Sie dabei folgende Notation:

Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:

Ereignis	AttribID
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject WorkFlowReOpenedByReviewer_Body
Benutzer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject WorkFlowFinnishedByConstributor_Body
Prüfer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject WorkFlowFinnishedByReviewer_Body
Aufgabe zurückgesetzt	WorkFlowTaskResetted_Subject WorkFlowTaskResetted_Body
Startdatum erreicht	WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum steht bevor	WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body
Nachfristablauf steht bevor	WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body
Prüferenddatum erreicht	WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body
Prüferenddatum steht bevor	WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body

Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:

Konstante	Erklärung
$Date	Aktuelle Datum
$TaskName	Bezeichnung der Aufgabe
$Planer	Zuständiger Planer/Prüfer
$Message	Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar
$NewLine	Ein Zeilenvorschub
$AllPlaner	Alle Planer einer Aufgabe

Beispiel Tags für das Ereignis - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“