Framework:Workflow Manager

You can design workflows that add application logic to your application without having to write custom code. Using the Workflow Manager, you create rules that associate conditions and actions with items, so that changes to items in lists or libraries trigger actions in the workflow.

The basic steps of creating a workflow are always the same: First you define the workflow, and then you create the rules by choosing conditions and actions.

Open the Workflow Manager with the button in the category “Manager”.

Framework, CoPlanner Workflow Manager

Elements and functions

Ribbon

Framework, Ribbon Workflow Manager

The ribbon contains the following options:

Button	cktion
	Check in/Check out of the Workflow Manager for editing. This button can display different states:
	The Workflow Manager can be checked out.
	The Workflow Manager is checked out and available for editing.
	The Workflow Manager is open for editing by another user.
	Refresh
	Delete selected workflow
	Edit workflow
	Create workflow

Workflow Manager

Workflow-Tree

The workflow tree contains all workflows. Here you create new workflows or edit an existing one. The context menu of the Workflow tree contains the following options:

• New Workflow
  A new workflow will be created and the Workflow Wizard opens. If this command isn’t active, please verify if the Workflow Manager is checked out.
• Edit
  An existing workflow can be edited. If the command “Open” is available, you can open the Workflow-Wizard. It is not possible to edit the workflow, because the Workflow Manager isn’t checked out.
• Refresh
  Gets the actual data form CoPlanner server.
• Delete
  Delete a workflow.
• Copy workflow
  You can copy a workflow with all tasks. Following dialog box will be displayed:

Framework, Copy workflow

You can insert a new name, select a new scenario and set a new start date of the workflow. All start and end dates of this workflow will be adjusted.

Workflow detailed view

The workflow overview shows you either a list of all workflows or the detailed information of the selected workflow.

Workflow-Wizard

The Workflow-Wizard helps you to create and edit workflows. The possibilities and functions of the Workflow-Wizard will be explained with an example. A workflow will be created with several tasks.

Input  Activate the element “Workflows” and select the command “New workflow” from the context menu.

The Workflow-Wizard opens.

Framework, Workflow-Wizard, area „General“

The Workflow Wizard contains three areas:

• [[ |General]]
• [[ |Tasks]]
• [[ |Overview]]

Area „General“

In diesem Bereich können Sie den Namen des Workflows anpassen, das Szenario auswählen, den Start- und Endtermin des Workflows setzen und den Workflowstatus verändern.

Bezeichnung des Workflow

Geben Sie jedem Workflow einen eindeutigen Namen.

Eingabe  Tragen Sie den Namen „Deckungsbeiträge planen“ ein.

Auswahl des Szenarios

Hier wählen Sie das Szenario, für den der Workflow erstellt wird.

Eingabe  Wählen Sie das Szenario „Forecast 2010“.

Status

Mit dieser Option können Sie den gesamten Workflow aktivieren oder deaktivieren.

Auswahl des Zeitraumes

Hier legen Sie den Beginn und das Ende des Workflows fest. Alle weiteren Aufgaben müssen innerhalb dieser Periode liegen. In allen weiteren zur Verfügung stehenden Zeitauswahldialogen steht nur dieser Zeitraum zur Auswahl zur Verfügung.

Eingabe  Wählen In diesem Beispiel soll die Planung innerhalb der Periode 23.03.2010 bis 30.03.2010 erfolgen.

Auswahl des Workflow – Administrators

Diese Einstellung ist optional. Wenn Sie einen Workflow Administrator einstellen, so bekommt dieser CoPlanner Benutzer zusätzlich sämtliche Nachrichten, die vom Workflow Manager versendet werden.

Hinweis  Bei nicht zulässigen Eingaben erscheint neben dem Eingabefeld ein blaues Bild. Wenn Sie mit der Maus über dieses Bild bewegen, erhalten Sie einen Hinweis zu den notwendigen Anpassungen.

Framework, Workflow Hinweis

In diesem Beispiel wurde das Enddatum des Workflows verschoben und nun liegt der Start- bzw. Endtermin nach dem neuen Endtermin des Workflows. Nach den getroffenen Eingaben sieht der Bereich „Allgemein“ folgendermaßen aus:

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ mit Eingaben

Eingabe  Aktivieren Sie den Bereich „Aufgaben“.

Bereich „Aufgaben“

In diesem Bereich legen Sie die einzelnen Aufgaben des Workflows an und definieren die Aktionen, Bedingungen und Benutzer.

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Aufgaben“

Liste das Aufgaben

In diesem Bereich können Sie neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben löschen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern und den Status aller Benutzer zurücksetzen.

Schaltflächen der Symbolleiste

	Neue Aufgabe anlegen
	Element nach oben verschieben
	Element nach unten verschieben
	Status aller Benutzer zurücksetzen

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe anlegen“ und vergeben Sie die Bezeichnung „Umsätze planen“ und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

Durch die Bestätigung werden die Einstellungen zu dieser Aufgabe editier bar.

Einstellungen für Aufgabe ‘Umsätze planen‘

Aktion

Dieser Aktion wird bei einem Klick auf die Aufgabe durch den Benutzer ausgeführt. Es stehen alle Navigationsbefehle zur Auswahl, unabhängig von der Ribbonberechtigung.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ und wählen Sie bei der Option „Aktion auswählen“ die Eingabemaske „Steuerung/Planung/Planung auf Monatsbasis/Umsatzerlöse“

Framework, Workflow-Assistent, Aktion erstellen

Wenn Sie die Option „Aktion definieren“ auswählen, so können Sie eine individuelle Aktion erstellen. Aktionen ermöglichen es zum Beispiel, Masken, Dimensionen etc. zu öffnen. Zusätzlich können Aktionen auch zum Beispiel Formeln, Importe etc. ausführen. Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie im Anhang C, Navigationsaktionen, Seite 12ff.

Beim „Fenster - Startbereich“ hat man die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in dem die Aktion ausgeführt wird, wobei

• Struktur
  ein weiteres Register in der Navigationsstruktur
• Work
  ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich

öffnet.

Start und Ende

Als Start- bzw. Endtermin wird der Start- und Endtermin des Workflows vorgeschlagen. Mittels der Auswahlboxen können Sie hier für diese Aufgabe diese Termine verändern.

Eingabe  Wählen Sie den 25.03.2010 als Endtermin dieser Aufgabe.

Nachfrist

Mit dieser Einstellung können Sie jeder Aufgabe eine Nachfrist für die Bearbeitung setzen.

Bei Zeitraumüberschreitung

Mit dieser Einstellung können Sie definieren, was nach dem Ablauf der Frist einer Aufgabe mit dieser passieren soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Aufgabe sperren
  Auswirkung: Diese und sämtliche davon abhängigen Aufgaben sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
• Als fertig anzeigen
  Auswirkung: Die Aufgabe wird automatisch vom System freigegeben. Davon abhängige Aufgaben können bearbeitet werden.
• Keine Aktion
  Auswirkung: Der Ablaufzeitpunkt wird ignoriert.

Vorgängeraufgabe

Definieren Sie eine Aufgabe, deren Erledigung eine Bedingung für den Start dieser Aufgabe ist. Zur Verfügung stehen alle in diesem Workflow definierten Aufgaben.

Fortsetzungsbedingung

Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe auswählen, definieren Sie hier die dazugehörige Fortsetzungsbedingung. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Vorgänger von Benutzer erledigt
  Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald der Planer seine Vorgängeraufgabe freigibt.
• Vorgänger von allen Benutzern erledigt
  Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald alle Planer die Vorgängeraufgabe freigegeben haben.

Hinweis  Das Bearbeiten dieser Aufgabe ist erst möglich, wenn diese Bedingung bei der Vorgängeraufgabe erfüllt ist.

Prüfer

Legen Sie einen Prüfer und einen Endtermin fest, der diese Aufgabe nach der Freigabe des Benutzers bearbeiten muss.

Zusätzlich können Sie den Prüfer das Recht geben, die Daten zu verändern. Des Weiteren können Sie einen Stellvertreter des Prüfers auswählen.

Eingabe  Wählen Sie aus der Liste der CoPlanner Benutzer den Administrator und als Endtermin definieren Sie den 27.03.2010

Benutzer der Aufgabe ‘Umsätze planen‘

In diesem Bereich ordnen Sie der Aufgabe Benutzer zu. Diesen Benutzer erhalten diese Aufgabe in Ihrer Workflow Übersicht.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen oder entfernen“ .

Der Dialog „Benutzerauswahl“ wird geöffnet.

Framework, Workflow-Assistent, Benutzer auswählen

Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.

Eingabe  Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Umsätze planen

Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.

Eingabe  Bezeichnung: „Variable Aufgaben planen“ Aktion: „Steuerung Steuerung/Planung/Planung auf Monatsbasis/Variable Kosten“ Start: 27.03.2010 Ende: 28.03.2010 Vorgängeraufgabe: Umsätze planen Prüfer: Administrator Ende: 29.03.2010 Benutzer: Maria Bernasconi

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Variable Kosten planen

Bereich „Übersicht“

In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Übersicht“

Eingabe  Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“

Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“

Workflowdarstellung im CoPlanner

Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“ bei den Benutzern

Dieses Beispiel startet am 23.03.2010.

Initiale Darstellung
Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde.
Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert.
Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben
Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv.
Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „HE“ ändert sich gar nichts, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigegeben

Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Aufgabe wiedereröffnen
ie Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben.
Aufgabe freigeben
Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist.
Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigegeben

Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2010.

Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv.
Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen. Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben

Framework, Alle Aufgaben erledigt

E-Mail Benachrichtigungen

Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.

Auslöser für den Versand eines E-Mails

Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:

Ereignis	Benutzer	Prüfer	Administrator	Auslöser
Startdatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Benutzer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Enddatum steht bevor	Ja			(A)
Enddatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Nachfristablauf steht bevor	Ja			(A)
Nachfristablauf erreicht	Ja		Ja	(A)
Prüfer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüferenddatum steht bevor		Ja		(A)
Prüferenddatum erreicht		Ja	Ja	(A)
Aufgabe zurückgesetzt	Ja	Ja	Ja	(B)

Legende:

Automatisch (A)

Aktion des Benutzers (B)

Für den E-Mailversand muss folgender Eintrag im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:

Detaillierte Informationen zum Konfigurieren dieser Dateien finden Sie im technischen Handbuch.

Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.

E-Mail Inhalt

Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.

Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nach¬richt. Beachten Sie dabei folgende Notation:

Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:

Ereignis	AttribID
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject WorkFlowReOpenedByReviewer_Body
Benutzer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject WorkFlowFinnishedByConstributor_Body
Prüfer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject WorkFlowFinnishedByReviewer_Body
Aufgabe zurückgesetzt	WorkFlowTaskResetted_Subject WorkFlowTaskResetted_Body
Startdatum erreicht	WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum steht bevor	WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body
Nachfristablauf steht bevor	WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body
Prüferenddatum erreicht	WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body
Prüferenddatum steht bevor	WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body

Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:

Konstante	Erklärung
$Date	Aktuelle Datum
$TaskName	Bezeichnung der Aufgabe
$Planer	Zuständiger Planer/Prüfer
$Message	Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar
$NewLine	Ein Zeilenvorschub
$AllPlaner	Alle Planer einer Aufgabe

Beispiel Tags für das Ereignis - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“