Framework:Workflow Manager

Sie können mit CoPlanner Workflows erstellen, mit denen Sie Ihrer Anwendung Anwendungslogik hinzufügen, ohne benutzerdefinierten Code zu schreiben. Mithilfe des Workflow Managers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Objekten verknüpfen, damit Änderungen von Objekten Aktionen im Workflow auslösen.

Die grundlegenden Schritte beim Erstellen eines Workflows sind immer gleich. Sie definieren zunächst den Workflow und erstellen dann die Regeln, indem Sie Bedingungen und Aktionen auswählen.

Sie öffnen den Workflow Manager über das Ribbon „Manager“ und die Schaltfläche .

Framework, CoPlanner Workflow Manager

Elemente und Funktionen

Ribbon

Zur Beschreibung des Workflow Managers Ribbons.

Kontextmenü

Im Workflow-Baum stehen folgende Befehle im Kontextmenü zur Verfügung.

Workflow Manager

Workflow-Baum

Im Workflow Baum werden alle Workflows angezeigt. Hier legen Sie neue Workflows an oder bearbeiten bestehende. Im Kontextmenü des Workflow-Baums stehen Ihnen diese Befehle zur Verfügung.

Workflowdetailansicht

In der Detailansicht wird entsprechend des aktiven Elementes im Workflow-Baum entweder eine Liste aller Workflows oder Detailinformationen zu einem Workflow angezeigt.

Workflow-Assistent

Der Workflow-Assistent dient zur Neuanlage und zur Bearbeitung bestehender Workflows. Die Möglichkeiten und die Funktionsweise des Workflow-Assistenten wird anhand eines Beispiels erklärt. Es wird ein Workflow angelegt, der mehrere Aufgaben beinhaltet.

Eingabe  Aktivieren Sie das Element „Workflows“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Neuer Workflow“.

Der Workflow-Assistent wird geöffnet.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“

Der Workflow-Assistent gliedert sich in drei Bereiche:

• Allgemein
• Aufgaben
• Übersicht

Bereich „Allgemein“

In diesem Bereich können Sie den Namen des Workflows anpassen, das Szenario auswählen, den Start- und Endtermin des Workflows setzen und den Workflowstatus verändern.

Bezeichnung des Workflow

Geben Sie jedem Workflow einen eindeutigen Namen.

Eingabe  Tragen Sie den Namen „Deckungsbeiträge planen“ ein.

Auswahl des Szenarios

Hier wählen Sie das Szenario, für den der Workflow erstellt wird.

Eingabe  Wählen Sie das Szenario „Forecast 2010“.

Status

Mit dieser Option können Sie den gesamten Workflow aktivieren oder deaktivieren.

Auswahl des Zeitraumes

Hier legen Sie den Beginn und das Ende des Workflows fest. Alle weiteren Aufgaben müssen innerhalb dieser Periode liegen. In allen weiteren zur Verfügung stehenden Zeitauswahldialogen steht nur dieser Zeitraum zur Auswahl zur Verfügung.

Eingabe  In diesem Beispiel soll die Planung innerhalb der Periode 23.03.2013 bis 30.03.2013 erfolgen.

Auswahl des Workflow – Administrators

Diese Einstellung ist optional. Wenn Sie einen Workflow Administrator einstellen, so bekommt dieser CoPlanner Benutzer zusätzlich sämtliche Nachrichten, die vom Workflow Manager versendet werden.

Hinweis  Bei nicht zulässigen Eingaben erscheint neben dem Eingabefeld ein blaues Bild. Wenn Sie mit der Maus über dieses Bild bewegen, erhalten Sie einen Hinweis zu den notwendigen Anpassungen.

Framework, Workflow Hinweis

In diesem Beispiel wurde das Enddatum des Workflows verschoben und nun liegt der Start- bzw. Endtermin nach dem neuen Endtermin des Workflows. Nach den getroffenen Eingaben sieht der Bereich „Allgemein“ folgendermaßen aus:

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ mit Eingaben

Eingabe  Aktivieren Sie den Bereich „Aufgaben“.

Bereich „Aufgaben“

In diesem Bereich legen Sie die einzelnen Aufgaben des Workflows an und definieren die Aktionen, Bedingungen und Benutzer.

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Aufgaben“

Liste das Aufgaben

In diesem Bereich können Sie neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben löschen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern und den Status aller Benutzer zurücksetzen.

Schaltflächen der Symbolleiste

	Neue Aufgabe anlegen
	Element nach oben verschieben
	Element nach unten verschieben
	Status aller Benutzer zurücksetzen

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe anlegen“ und vergeben Sie die Bezeichnung „Umsätze planen“ und bestätigen Sie Ihre Eingabe.

Durch die Bestätigung werden die Einstellungen zu dieser Aufgabe editier bar.

Einstellungen für Aufgabe ‘Umsätze planen‘

Aktion

Dieser Aktion wird bei einem Klick auf die Aufgabe durch den Benutzer ausgeführt. Es stehen alle Navigationsbefehle zur Auswahl, unabhängig von der Ribbonberechtigung.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ und wählen Sie bei der Option „Aktion auswählen“ die Eingabemaske „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Umsatzerlöse“

Framework, Workflow-Assistent, Aktion erstellen

Wenn Sie die Option „Aktion definieren“ auswählen, so können Sie eine individuelle Aktion erstellen. Aktionen ermöglichen es zum Beispiel, Masken, Dimensionen etc. zu öffnen. Zusätzlich können Aktionen auch zum Beispiel Formeln, Importe etc. ausführen. Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie im Anhang C, Navigationsaktionen, Seite 12ff.

Beim „Fenster - Startbereich“ hat man die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in dem die Aktion ausgeführt wird, wobei

• Struktur
  ein weiteres Register in der Navigationsstruktur
• Work
  ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich

öffnet.

Start und Ende

Als Start- bzw. Endtermin wird der Start- und Endtermin des Workflows vorgeschlagen. Mittels der Auswahlboxen können Sie hier für diese Aufgabe diese Termine verändern.

Eingabe  Wählen Sie den 26.03.2013 als Endtermin dieser Aufgabe.

Nachfrist

Mit dieser Einstellung können Sie jeder Aufgabe eine Nachfrist für die Bearbeitung setzen.

Bei Zeitraumüberschreitung

Mit dieser Einstellung können Sie definieren, was nach dem Ablauf der Frist einer Aufgabe mit dieser passieren soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Aufgabe sperren
  Auswirkung: Diese und sämtliche davon abhängigen Aufgaben sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
• Als fertig anzeigen
  Auswirkung: Die Aufgabe wird automatisch vom System freigegeben. Davon abhängige Aufgaben können bearbeitet werden.
• Keine Aktion
  Auswirkung: Der Ablaufzeitpunkt wird ignoriert.

Vorgängeraufgabe

Definieren Sie eine Aufgabe, deren Erledigung eine Bedingung für den Start dieser Aufgabe ist. Zur Verfügung stehen alle in diesem Workflow definierten Aufgaben.

Fortsetzungsbedingung

Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe auswählen, definieren Sie hier die dazugehörige Fortsetzungsbedingung. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Vorgänger von Benutzer erledigt
  Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald der Planer seine Vorgängeraufgabe freigibt.
• Vorgänger von allen Benutzern erledigt
  Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald alle Planer die Vorgängeraufgabe freigegeben haben.

Hinweis  Das Bearbeiten dieser Aufgabe ist erst möglich, wenn diese Bedingung bei der Vorgängeraufgabe erfüllt ist.

Prüfer

Legen Sie einen Prüfer und einen Endtermin fest, der diese Aufgabe nach der Freigabe des Benutzers bearbeiten muss.

Zusätzlich können Sie den Prüfer das Recht geben, die Daten zu verändern. Des Weiteren können Sie einen Stellvertreter des Prüfers auswählen.

Eingabe  Wählen Sie aus der Liste der CoPlanner Benutzer den Administrator und als Endtermin definieren Sie den 27.03.2013

Benutzer der Aufgabe ‘Umsätze planen‘

In diesem Bereich ordnen Sie der Aufgabe Benutzer zu. Diesen Benutzer erhalten diese Aufgabe in Ihrer Workflow Übersicht.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen oder entfernen“ .

Der Dialog „Benutzerauswahl“ wird geöffnet.

Framework, Workflow-Assistent, Benutzer auswählen

Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.

Eingabe  Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Umsätze planen

Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.

Eingabe  Bezeichnung: „Variable Kosten planen“ Aktion: „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Variable Kosten“ Start: 27.03.2013 Ende: 28.03.2013 Vorgängeraufgabe: Umsätze planen Prüfer: Administrator Ende: 30.03.2013 Benutzer: Maria Bernasconi

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Variable Kosten planen

Bereich „Übersicht“

In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Übersicht“

Eingabe  Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“

Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“

Workflowdarstellung im CoPlanner

Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“ bei den Benutzern

Dieses Beispiel startet am 23.03.2013.

Initiale Darstellung
Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde.
Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert.
Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben
Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv.
Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ bleibt alles gleich, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigegeben

Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Aufgabe wiedereröffnen
Die Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben.
Aufgabe freigeben
Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist.
Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“

Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigegeben

Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2013.

Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv.
Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen. Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben

Framework, Alle Aufgaben erledigt

E-Mail Benachrichtigungen

Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.

Auslöser für den Versand eines E-Mails

Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:

Ereignis	Benutzer	Prüfer	Administrator	Auslöser
Startdatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Benutzer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Enddatum steht bevor	Ja			(A)
Enddatum erreicht	Ja		Ja	(A)
Nachfristablauf steht bevor	Ja			(A)
Nachfristablauf erreicht	Ja		Ja	(A)
Prüfer „Aufgabe freigeben“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	Ja	Ja	Ja	(B)
Prüferenddatum steht bevor		Ja		(A)
Prüferenddatum erreicht		Ja	Ja	(A)
Aufgabe zurückgesetzt	Ja	Ja	Ja	(B)

Legende:

Automatisch (A)

Aktion des Benutzers (B)

Für den E-Mail Versand muss folgender Eintrag im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:

Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.

E-Mail Inhalt

Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.

Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nachricht. Beachten Sie dabei folgende Notation:

Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:

Ereignis	AttribID
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“	WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject WorkFlowReOpenedByReviewer_Body
Benutzer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject WorkFlowFinnishedByConstributor_Body
Prüfer „Aufgabe freigeben“	WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject WorkFlowFinnishedByReviewer_Body
Aufgabe zurückgesetzt	WorkFlowTaskResetted_Subject WorkFlowTaskResetted_Body
Startdatum erreicht	WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum steht bevor	WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body
Enddatum erreicht	WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body
Nachfristablauf steht bevor	WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body
Nachfristablauf erreicht	WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body
Prüferenddatum erreicht	WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body
Prüferenddatum steht bevor	WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body

Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:

Konstante	Erklärung
$Date	Aktuelle Datum
$TaskName	Bezeichnung der Aufgabe
$Planer	Zuständiger Planer/Prüfer
$Message	Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar
$NewLine	Ein Zeilenvorschub
$AllPlaner	Alle Planer einer Aufgabe

Beispiel Tags für das Ereignis - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“