Framework:Workflow Manager: Unterschied zwischen den Versionen

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''Das Workflow Feature ist bis einschließlich CoPlanner 11 Release 4 HF 1 2025 verfügbar.''
''Es wurde mit CoPlanner 11 Release 1 2026 entfernt.''
Sie können mit CoPlanner Workflows erstellen, mit denen Sie Ihrer Anwendung Anwendungslogik hinzufügen, ohne benutzerdefinierten Code zu schreiben. Mithilfe des Workflow Managers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Objekten verknüpfen, damit Änderungen von Objekten Aktionen im Workflow auslösen.
Sie können mit CoPlanner Workflows erstellen, mit denen Sie Ihrer Anwendung Anwendungslogik hinzufügen, ohne benutzerdefinierten Code zu schreiben. Mithilfe des Workflow Managers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Objekten verknüpfen, damit Änderungen von Objekten Aktionen im Workflow auslösen.


Die grundlegenden Schritte beim Erstellen eines Workflows sind immer gleich. Sie definieren zunächst den Workflow und erstellen dann die Regeln, indem Sie Bedingungen und Aktionen auswählen.
Die grundlegenden Schritte beim Erstellen eines Workflows sind immer gleich. Sie definieren zunächst den Workflow und erstellen dann die Regeln, indem Sie Bedingungen und Aktionen auswählen.
__TOC__


Sie öffnen den Workflow Manager über das Ribbon „Manager“ und die Schaltfläche [[image:Icon_Workflow_Manager.jpg‎]].
Sie öffnen den Workflow Manager über das Ribbon „Manager“ und die Schaltfläche [[image:Icon_Workflow_Manager.jpg‎]].
[[image:Fw_WFM01.jpg|thumb|center|Framework, CoPlanner Workflow Manager]]
==Elemente und Funktionen==
===Ribbon===
[[image:Fw_WFM02.jpg|center|Framework, Ribbon Workflow Manager]]
{| class="wikitable" width="857px"
|-
! Schaltfläche
! Aktion
|-
| [[Image:Ein_Auschecken_der_Dimension.jpg‎]]
| Ein-/Auschecken des Workflow Managers zur Bearbeitung. Diese Schaltfläche kann verschiedene Zustände darstellen:
|-
| [[Image:Ein_Auschecken_der_Dimension.jpg‎]]
| Der Workflow Manager kann „Ausgecheckt“ werden.
|-
| [[Image:Ausgechecken_der_Dimension.jpg‎]]
| Der Workflow Manager ist „Ausgecheckt“ und zur Bearbeitung verfügbar.
|-
| [[Image:Bereits_geoeffnet_der_Dimension.jpg‎]]
| Der Workflow Manager ist von einem anderen User dereit geöffnet.
|-
| [[Image:Icon_Aktualisieren.jpg]]
| Aktualisieren.
|-
| [[Image:Icon Loeschen.jpg]]
| Löscht den ausgewählten Workflow.
|-
| [[Image:Icon Bearbeiten.jpg‎]]
| Bestehenden Workflow bearbeiten.
|-
| [[Image:Icon_neues_Element_anlegen.jpg‎]]
| Neuen Workflow anlegen.
|}
===Kontextmenü===
Im Workflow-Baum stehen folgende Befehle im Kontextmenü zur Verfügung.
{| class="wikitable" width="100%"
|-
! Befehl
! Aktion
|-
| Neuer Workflow
| Ein neuer Workflow wird angelegt und der [[Framework:Workflow_Manager#Workflow-Assistent|Workflow-Assistent]] startet automatisch. Wenn dieser Befehl nicht aktiv ist, überprüfen Sie, ob Sie den Workflow Manager ausgecheckt haben.
|-
| Bearbeiten...
| Ein bestehender Workflow kann bearbeitet werden. Haben Sie an dieser Stelle den Befehl „Öffnen“ zur Verfügung, so können Sie den [[Framework:Workflow_Manager#Workflow-Assistent|Workflow-Assistenten]] starten, aber den Workflow nicht bearbeiten, da er nicht ausgecheckt ist.
|-
| Aktualisieren
| Aktualisiert die Anzeige.
|-
| Umbenennen...
| Dialog zum Umbenennen eines Workflows wird geöffnet.
|-
| Löschen
| Löschen eines Workflows. Daten werden nicht gelöscht.
|-
| Workflow kopieren
| Mit diesem Befehl können Sie den gesamten Workflow mit allen Aufgaben kopieren. Es wird folgender Dialog angezeigt:<br>[[image:Fw_WFM03.jpg|thumb|center|Framework, Workflow kopieren]]<br>Sie können einen neuen Namen vergeben, ein neues [[Framework:Szenariomanager|Szenario]] auswählen und den Starttermin es Workflows setzen. Sämtliche Start- und Endtermine in diesem Workflow werden an das neue Startdatum angepasst.
|}
==Workflow Manager==
===Workflow-Baum===
Im Workflow Baum werden alle Workflows angezeigt. Hier legen Sie neue Workflows an oder bearbeiten bestehende.
Im Kontextmenü des Workflow-Baums stehen Ihnen diese Befehle zur Verfügung.
===Workflowdetailansicht===
In der Detailansicht wird entsprechend des aktiven Elementes im Workflow-Baum entweder eine Liste aller Workflows oder Detailinformationen zu einem Workflow angezeigt.
==Workflow-Assistent==
Der Workflow-Assistent dient zur Neuanlage und zur Bearbeitung bestehender Workflows.
Die Möglichkeiten und die Funktionsweise des Workflow-Assistenten wird anhand eines Beispiels erklärt. Es wird ein Workflow angelegt, der mehrere Aufgaben beinhaltet.
{{Eingabe|Text=Aktivieren Sie das Element „Workflows“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Neuer Workflow“.}}
Der Workflow-Assistent wird geöffnet.
[[image:Fw_WFM04.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“]]
Der Workflow-Assistent gliedert sich in drei Bereiche:
:*[[Framework:Workflow_Manager#Bereich_.E2.80.9EAllgemein.E2.80.9C|Allgemein]]
:*[[Framework:Workflow_Manager#Bereich_.E2.80.9EAufgaben.E2.80.9C|Aufgaben]]
:*[[Framework:Workflow_Manager#Bereich_.E2.80.9E.C3.9Cbersicht.E2.80.9C|Übersicht]]
===Bereich „Allgemein“===
In diesem Bereich können Sie den Namen des Workflows anpassen, das [[Framework:Szenariomanager|Szenario]] auswählen, den Start- und Endtermin des Workflows setzen und den Workflowstatus verändern.
'''Bezeichnung des Workflow'''
Geben Sie jedem Workflow einen eindeutigen Namen.
{{Eingabe|Text=Tragen Sie den Namen „Deckungsbeiträge planen“ ein.}}
'''Auswahl des Szenarios'''
Hier wählen Sie das [[Framework:Szenariomanager|Szenario]], für den der Workflow erstellt wird.
{{Eingabe|Text=Wählen Sie das [[Framework:Szenariomanager|Szenario]] „Forecast 2010“.}}
'''Status'''
Mit dieser Option können Sie den gesamten Workflow aktivieren oder deaktivieren.
'''Auswahl des Zeitraumes'''
Hier legen Sie den Beginn und das Ende des Workflows fest. Alle weiteren Aufgaben müssen innerhalb dieser Periode liegen. In allen weiteren zur Verfügung stehenden Zeitauswahldialogen steht nur dieser Zeitraum zur Auswahl zur Verfügung.
{{Eingabe|Text=In diesem Beispiel soll die Planung innerhalb der Periode 23.03.2013 bis 30.03.2013 erfolgen.}}
'''Auswahl des Workflow – Administrators'''
Diese Einstellung ist optional. Wenn Sie einen Workflow Administrator einstellen, so bekommt dieser CoPlanner Benutzer zusätzlich sämtliche Nachrichten, die vom Workflow Manager versendet werden.
{{Hinweis|Text=Bei nicht zulässigen Eingaben erscheint neben dem Eingabefeld ein blaues Bild. Wenn Sie mit der Maus über dieses Bild bewegen, erhalten Sie einen Hinweis zu den notwendigen Anpassungen.}}[[image:Fw_WFM05.jpg|thumb|center|Framework, Workflow Hinweis]]
In diesem Beispiel wurde das Enddatum des Workflows verschoben und nun liegt der Start- bzw. Endtermin nach dem neuen Endtermin des Workflows.
Nach den getroffenen Eingaben sieht der Bereich „Allgemein“ folgendermaßen aus:
[[image:Fw_WFM06.jpg|thumb|center|Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ mit Eingaben]]{{Eingabe|Text=Aktivieren Sie den Bereich „Aufgaben“.}}
===Bereich „Aufgaben“ ===
In diesem Bereich legen Sie die einzelnen Aufgaben des Workflows an und definieren die Aktionen, Bedingungen und Benutzer.
[[image:Fw_WFM07.jpg|thumb|center|Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Aufgaben“]]
'''Liste das Aufgaben'''
In diesem Bereich können Sie neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben löschen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern und den Status aller Benutzer zurücksetzen.
'''Schaltflächen der Symbolleiste'''
{| class="wikitable" width="857px"
|-
| [[Image:Icon_Neue Aufgabe anlegen.jpg‎]]
| Neue Aufgabe anlegen
|-
| [[Image:Icon_Element nach oben verschieben.jpg‎]]
| Element nach oben verschieben
|-
| [[Image:Icon_Element nach unten verschieben.jpg‎]]
| Element nach unten verschieben
|-
| [[Image:Icon_Status aller Benutzer zurücksetzen.jpg‎]]
| Status aller Benutzer zurücksetzen
|}
{{Eingabe|Text=Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe anlegen“ und vergeben Sie die Bezeichnung „Umsätze planen“ und bestätigen Sie Ihre Eingabe.}}
Durch die Bestätigung werden die Einstellungen zu dieser Aufgabe editier bar.
'''Einstellungen für Aufgabe ‘Umsätze planen‘'''
'''''Aktion'''''
Dieser Aktion wird bei einem Klick auf die Aufgabe durch den Benutzer ausgeführt. Es stehen alle Navigationsbefehle zur Auswahl, unabhängig von der Ribbonberechtigung.
{{Eingabe|Text=Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ [[Image:Icon_Sicht_bearbeiten.jpg‎]] und wählen Sie bei der Option „Aktion auswählen“ die Eingabemaske „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Umsatzerlöse“}}[[image:Fw_WFM08.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Aktion erstellen]]
Wenn Sie die Option „Aktion definieren“ auswählen, so können Sie eine individuelle Aktion erstellen. Aktionen ermöglichen es zum Beispiel, Masken, Dimensionen etc. zu öffnen. Zusätzlich können Aktionen auch zum Beispiel Formeln, Importe etc. ausführen. Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie im Anhang C, Navigationsaktionen, Seite 12ff.
Beim „Fenster - Startbereich“ hat man die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in dem die Aktion ausgeführt wird, wobei
:*Struktur<br>ein weiteres Register in der Navigationsstruktur
:*Work<br>ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich
öffnet.
'''''Start und Ende'''''
Als Start- bzw. Endtermin wird der Start- und Endtermin des Workflows vorgeschlagen. Mittels der Auswahlboxen können Sie hier für diese Aufgabe diese Termine verändern.
{{Eingabe|Text=Wählen Sie den 26.03.2013 als Endtermin dieser Aufgabe.}}
'''''Nachfrist'''''
Mit dieser Einstellung können Sie jeder Aufgabe eine Nachfrist für die Bearbeitung setzen.
'''''Bei Zeitraumüberschreitung'''''
Mit dieser Einstellung können Sie definieren, was nach dem Ablauf der Frist einer Aufgabe mit dieser passieren soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
:*Aufgabe sperren<br>Auswirkung: Diese und sämtliche davon abhängigen Aufgaben sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
:*Als fertig anzeigen<br>Auswirkung: Die Aufgabe wird automatisch vom System freigegeben. Davon abhängige Aufgaben können bearbeitet werden.
:*Keine Aktion<br>Auswirkung: Der Ablaufzeitpunkt wird ignoriert.
'''''Vorgängeraufgabe'''''
Definieren Sie eine Aufgabe, deren Erledigung eine Bedingung für den Start dieser Aufgabe ist. Zur Verfügung stehen alle in diesem Workflow definierten Aufgaben.
'''''Fortsetzungsbedingung'''''
Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe auswählen, definieren Sie hier die dazugehörige Fortsetzungsbedingung. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
:*Vorgänger von Benutzer erledigt<br>Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald der Planer seine Vorgängeraufgabe freigibt.
:*Vorgänger von allen Benutzern erledigt<br>Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald alle Planer die Vorgängeraufgabe freigegeben haben.
{{Hinweis|Text=Das Bearbeiten dieser Aufgabe ist erst möglich, wenn diese Bedingung bei der Vorgängeraufgabe erfüllt ist.}}
'''''Prüfer'''''
Legen Sie einen Prüfer und einen Endtermin fest, der diese Aufgabe nach der Freigabe des Benutzers bearbeiten muss.
Zusätzlich können Sie den Prüfer das Recht geben, die Daten zu verändern. Des Weiteren können Sie einen Stellvertreter des Prüfers auswählen.
{{Eingabe|Text=Wählen Sie aus der Liste der CoPlanner Benutzer den Administrator und als Endtermin definieren Sie den 27.03.2013}}
'''''Benutzer der Aufgabe ‘Umsätze planen‘'''''
In diesem Bereich ordnen Sie der Aufgabe Benutzer zu. Diesen Benutzer erhalten diese Aufgabe in Ihrer Workflow Übersicht.
{{Eingabe|Text=Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen oder entfernen“ [[Image:Icon_Sicht_bearbeiten.jpg‎]].}}
Der Dialog „Benutzerauswahl“ wird geöffnet.
[[image:Fw_WFM09.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Benutzer auswählen]]
Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.
{{Eingabe|Text=Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“.}}
Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.
[[image:Fw_WFM10.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Umsätze planen]]
Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.
{{Eingabe|Text=Bezeichnung: „Variable Kosten planen“
Aktion: „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Variable Kosten“
Start: 27.03.2013
Ende: 28.03.2013
Vorgängeraufgabe: Umsätze planen
Prüfer: Administrator
Ende: 30.03.2013
Benutzer: Maria Bernasconi}}[[image:Fw_WFM11.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Variable Kosten planen]]
===Bereich „Übersicht“===
In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.
[[image:Fw_WFM12.jpg|thumb|center|Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Übersicht“]]{{Eingabe|Text=Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“}}
Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.
[[image:Fw_WFM13.jpg|thumb|center|Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“]]
==Workflowdarstellung im CoPlanner==
Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.
[[image:Fw_WFM14.jpg|thumb|center|Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“ bei den Benutzern]]
Dieses Beispiel startet am 23.03.2013.
{| class="wikitable" width="100%"
|-
| '''''Initiale Darstellung'''''
|
|-
| Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten.
| [[Image:WF_ToolTip01.jpg]]
|-
| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde.
| [[Image:WF_ToolTip02.jpg]]
|-
| Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert.
|
|-
| '''''Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben'''''
|
|-
| Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv.
| [[Image:WF_ToolTip03.jpg]]
|-
|Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
| [[Image:WF_ToolTip04.jpg]]
|-
|Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ bleibt alles gleich, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird.
|
|-
|Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
| [[Image:WF_ToolTip05.jpg]]
|}
[[image:Fw_WFM15.jpg|thumb|center|Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigegeben]]
{| class="wikitable" width="100%"
|-
| '''''Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben'''''
|
|-
| Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
| [[Image:WF_ToolTip06.jpg]]
|-
| '''Aufgabe wiedereröffnen'''
|
|-
| Die Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben.
| [[Image:WF_ToolTip07.jpg]]
|-
| '''Aufgabe freigeben'''
|
|-
| Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“.
| [[Image:WF_ToolTip08.jpg]]
|-
| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist.
|
|-
| Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“
| [[Image:WF_ToolTip09.jpg]]
|}
[[image:Fw_WFM16.jpg|thumb|center|Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigegeben]]
Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2013.
{| class="wikitable" width="100%"
|-
| '''''Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben'''''
|
|-
| Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv.
| [[Image:WF_ToolTip10.jpg]]
|-
| Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
| [[Image:WF_ToolTip11.jpg]]
|-
| Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
| [[Image:WF_ToolTip12.jpg]]
|-
| '''''Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben'''''
|
|-
| Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben
| [[Image:WF_ToolTip13.jpg]]
|}
[[image:Fw_WFM17.jpg|thumb|center|Framework, Alle Aufgaben erledigt]]
==E-Mail Benachrichtigungen==
Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.
===Auslöser für den Versand eines E-Mails===
Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:
{| class="wikitable" width="857px"
|-
! Ereignis
! Benutzer
! Prüfer
! Administrator
! Auslöser
|-
| Startdatum erreicht
| Ja
|
| Ja
| (A)
|-
| Benutzer „Aufgabe freigeben“
| Ja
| Ja
| Ja
| (B)
|-
| Enddatum steht bevor
| Ja
|
|
| (A)
|-
| Enddatum erreicht
| Ja
|
| Ja
| (A)
|-
| Nachfristablauf steht bevor
| Ja
|
|
| (A)
|-
| Nachfristablauf erreicht
| Ja
|
| Ja
| (A)
|-
| Prüfer „Aufgabe freigeben“
| Ja
| Ja
| Ja
| (B)
|-
| Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“
| Ja
| Ja
| Ja
| (B)
|-
| Prüferenddatum steht bevor
|
| Ja
|
| (A)
|-
| Prüferenddatum erreicht
|
| Ja
| Ja
| (A)
|-
| Aufgabe zurückgesetzt
| Ja
| Ja
| Ja
| (B)
|}
Legende:
:Automatisch (A)
:Aktion des Benutzers (B)
Für den E-Mail Versand muss folgender [[Technik:E-Mail_Versand_Einstellungen|Eintrag]] im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:
Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.
===E-Mail Inhalt===
Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.
Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nachricht. Beachten Sie dabei folgende Notation:
[[image:Fw_WFM19.jpg|center]]
Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:
{| class="wikitable" width="857px"
|-
! Ereignis
! AttribID
|-
|Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“
|WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject
WorkFlowReOpenedByReviewer_Body
|-
|Benutzer „Aufgabe freigeben“
|WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject
WorkFlowFinnishedByConstributor_Body
|-
|Prüfer „Aufgabe freigeben“
|WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject
WorkFlowFinnishedByReviewer_Body
|-
|Aufgabe zurückgesetzt
|WorkFlowTaskResetted_Subject
WorkFlowTaskResetted_Body
|-
|Startdatum erreicht
|WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body
|-
|Enddatum steht bevor
|WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body
|-
|Enddatum erreicht
|WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body
|-
|Enddatum erreicht
|WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject
WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body
|-
|Nachfristablauf steht bevor
|WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor
|-
|Nachfristablauf erreicht
|WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body
|-
|Nachfristablauf erreicht
|WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject
WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body
|-
|Prüferenddatum erreicht
|WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject
WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body
|-
|Prüferenddatum steht bevor
|WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject
WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body
|}
Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:
{| class="wikitable" width="857px"
|-
! Konstante
! Erklärung
|-
|$Date
|Aktuelle Datum
|-
|$TaskName
|Bezeichnung der Aufgabe
|-
|$Planer
|Zuständiger Planer/Prüfer
|-
|$Message
|Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar
|-
|$NewLine
|Ein Zeilenvorschub
|-
|$AllPlaner
|Alle Planer einer Aufgabe
|}
Beispiel Tags für das Ereignis  - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“
[[image:Fw_WFM20.jpg|center]]




Zeile 10: Zeile 548:
__NOEDITSECTION__  
__NOEDITSECTION__  


[[Category:Framework|Workflow Manager]]
 
[[Category:Benutzeroberfläche|Workflow Manager]]
[[en:Framework:Workflow_Manager]]

Aktuelle Version vom 7. Januar 2026, 15:24 Uhr

Das Workflow Feature ist bis einschließlich CoPlanner 11 Release 4 HF 1 2025 verfügbar.

Es wurde mit CoPlanner 11 Release 1 2026 entfernt.


Sie können mit CoPlanner Workflows erstellen, mit denen Sie Ihrer Anwendung Anwendungslogik hinzufügen, ohne benutzerdefinierten Code zu schreiben. Mithilfe des Workflow Managers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Objekten verknüpfen, damit Änderungen von Objekten Aktionen im Workflow auslösen.

Die grundlegenden Schritte beim Erstellen eines Workflows sind immer gleich. Sie definieren zunächst den Workflow und erstellen dann die Regeln, indem Sie Bedingungen und Aktionen auswählen.

Sie öffnen den Workflow Manager über das Ribbon „Manager“ und die Schaltfläche .

Framework, CoPlanner Workflow Manager

Elemente und Funktionen

Ribbon

Framework, Ribbon Workflow Manager
Framework, Ribbon Workflow Manager
Schaltfläche Aktion
Ein-/Auschecken des Workflow Managers zur Bearbeitung. Diese Schaltfläche kann verschiedene Zustände darstellen:
Der Workflow Manager kann „Ausgecheckt“ werden.
Der Workflow Manager ist „Ausgecheckt“ und zur Bearbeitung verfügbar.
Der Workflow Manager ist von einem anderen User dereit geöffnet.
Aktualisieren.
Löscht den ausgewählten Workflow.
Bestehenden Workflow bearbeiten.
Neuen Workflow anlegen.

Kontextmenü

Im Workflow-Baum stehen folgende Befehle im Kontextmenü zur Verfügung.

Befehl Aktion
Neuer Workflow Ein neuer Workflow wird angelegt und der Workflow-Assistent startet automatisch. Wenn dieser Befehl nicht aktiv ist, überprüfen Sie, ob Sie den Workflow Manager ausgecheckt haben.
Bearbeiten... Ein bestehender Workflow kann bearbeitet werden. Haben Sie an dieser Stelle den Befehl „Öffnen“ zur Verfügung, so können Sie den Workflow-Assistenten starten, aber den Workflow nicht bearbeiten, da er nicht ausgecheckt ist.
Aktualisieren Aktualisiert die Anzeige.
Umbenennen... Dialog zum Umbenennen eines Workflows wird geöffnet.
Löschen Löschen eines Workflows. Daten werden nicht gelöscht.
Workflow kopieren Mit diesem Befehl können Sie den gesamten Workflow mit allen Aufgaben kopieren. Es wird folgender Dialog angezeigt:
Framework, Workflow kopieren

Sie können einen neuen Namen vergeben, ein neues Szenario auswählen und den Starttermin es Workflows setzen. Sämtliche Start- und Endtermine in diesem Workflow werden an das neue Startdatum angepasst.


Workflow Manager

Workflow-Baum

Im Workflow Baum werden alle Workflows angezeigt. Hier legen Sie neue Workflows an oder bearbeiten bestehende. Im Kontextmenü des Workflow-Baums stehen Ihnen diese Befehle zur Verfügung.

Workflowdetailansicht

In der Detailansicht wird entsprechend des aktiven Elementes im Workflow-Baum entweder eine Liste aller Workflows oder Detailinformationen zu einem Workflow angezeigt.

Workflow-Assistent

Der Workflow-Assistent dient zur Neuanlage und zur Bearbeitung bestehender Workflows. Die Möglichkeiten und die Funktionsweise des Workflow-Assistenten wird anhand eines Beispiels erklärt. Es wird ein Workflow angelegt, der mehrere Aufgaben beinhaltet.

Eingabe  Aktivieren Sie das Element „Workflows“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Neuer Workflow“.


Der Workflow-Assistent wird geöffnet.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“

Der Workflow-Assistent gliedert sich in drei Bereiche:

Bereich „Allgemein“

In diesem Bereich können Sie den Namen des Workflows anpassen, das Szenario auswählen, den Start- und Endtermin des Workflows setzen und den Workflowstatus verändern.

Bezeichnung des Workflow

Geben Sie jedem Workflow einen eindeutigen Namen.

Eingabe  Tragen Sie den Namen „Deckungsbeiträge planen“ ein.


Auswahl des Szenarios

Hier wählen Sie das Szenario, für den der Workflow erstellt wird.

Eingabe  Wählen Sie das Szenario „Forecast 2010“.


Status

Mit dieser Option können Sie den gesamten Workflow aktivieren oder deaktivieren.

Auswahl des Zeitraumes

Hier legen Sie den Beginn und das Ende des Workflows fest. Alle weiteren Aufgaben müssen innerhalb dieser Periode liegen. In allen weiteren zur Verfügung stehenden Zeitauswahldialogen steht nur dieser Zeitraum zur Auswahl zur Verfügung.

Eingabe  In diesem Beispiel soll die Planung innerhalb der Periode 23.03.2013 bis 30.03.2013 erfolgen.


Auswahl des Workflow – Administrators

Diese Einstellung ist optional. Wenn Sie einen Workflow Administrator einstellen, so bekommt dieser CoPlanner Benutzer zusätzlich sämtliche Nachrichten, die vom Workflow Manager versendet werden.

Hinweis  Bei nicht zulässigen Eingaben erscheint neben dem Eingabefeld ein blaues Bild. Wenn Sie mit der Maus über dieses Bild bewegen, erhalten Sie einen Hinweis zu den notwendigen Anpassungen.
Framework, Workflow Hinweis

In diesem Beispiel wurde das Enddatum des Workflows verschoben und nun liegt der Start- bzw. Endtermin nach dem neuen Endtermin des Workflows. Nach den getroffenen Eingaben sieht der Bereich „Allgemein“ folgendermaßen aus:

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ mit Eingaben
Eingabe  Aktivieren Sie den Bereich „Aufgaben“.


Bereich „Aufgaben“

In diesem Bereich legen Sie die einzelnen Aufgaben des Workflows an und definieren die Aktionen, Bedingungen und Benutzer.

Framework,Workflow-Assistent, Bereich „Aufgaben“

Liste das Aufgaben

In diesem Bereich können Sie neue Aufgaben anlegen, bestehende Aufgaben löschen, die Reihenfolge der Aufgaben verändern und den Status aller Benutzer zurücksetzen.

Schaltflächen der Symbolleiste

Neue Aufgabe anlegen
Element nach oben verschieben
Element nach unten verschieben
Status aller Benutzer zurücksetzen
Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe anlegen“ und vergeben Sie die Bezeichnung „Umsätze planen“ und bestätigen Sie Ihre Eingabe.


Durch die Bestätigung werden die Einstellungen zu dieser Aufgabe editier bar.

Einstellungen für Aufgabe ‘Umsätze planen‘

Aktion

Dieser Aktion wird bei einem Klick auf die Aufgabe durch den Benutzer ausgeführt. Es stehen alle Navigationsbefehle zur Auswahl, unabhängig von der Ribbonberechtigung.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ und wählen Sie bei der Option „Aktion auswählen“ die Eingabemaske „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Umsatzerlöse“
Framework, Workflow-Assistent, Aktion erstellen

Wenn Sie die Option „Aktion definieren“ auswählen, so können Sie eine individuelle Aktion erstellen. Aktionen ermöglichen es zum Beispiel, Masken, Dimensionen etc. zu öffnen. Zusätzlich können Aktionen auch zum Beispiel Formeln, Importe etc. ausführen. Eine Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie im Anhang C, Navigationsaktionen, Seite 12ff.

Beim „Fenster - Startbereich“ hat man die Möglichkeit, den Bereich vorzugeben, in dem die Aktion ausgeführt wird, wobei

  • Struktur
    ein weiteres Register in der Navigationsstruktur
  • Work
    ein weiteres Dokument im Arbeitsbereich

öffnet.

Start und Ende

Als Start- bzw. Endtermin wird der Start- und Endtermin des Workflows vorgeschlagen. Mittels der Auswahlboxen können Sie hier für diese Aufgabe diese Termine verändern.

Eingabe  Wählen Sie den 26.03.2013 als Endtermin dieser Aufgabe.


Nachfrist

Mit dieser Einstellung können Sie jeder Aufgabe eine Nachfrist für die Bearbeitung setzen.

Bei Zeitraumüberschreitung

Mit dieser Einstellung können Sie definieren, was nach dem Ablauf der Frist einer Aufgabe mit dieser passieren soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Aufgabe sperren
    Auswirkung: Diese und sämtliche davon abhängigen Aufgaben sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
  • Als fertig anzeigen
    Auswirkung: Die Aufgabe wird automatisch vom System freigegeben. Davon abhängige Aufgaben können bearbeitet werden.
  • Keine Aktion
    Auswirkung: Der Ablaufzeitpunkt wird ignoriert.

Vorgängeraufgabe

Definieren Sie eine Aufgabe, deren Erledigung eine Bedingung für den Start dieser Aufgabe ist. Zur Verfügung stehen alle in diesem Workflow definierten Aufgaben.

Fortsetzungsbedingung

Wenn Sie eine Vorgängeraufgabe auswählen, definieren Sie hier die dazugehörige Fortsetzungsbedingung. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Vorgänger von Benutzer erledigt
    Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald der Planer seine Vorgängeraufgabe freigibt.
  • Vorgänger von allen Benutzern erledigt
    Auswirkung: Diese Aufgabe kann bearbeitet werden, sobald alle Planer die Vorgängeraufgabe freigegeben haben.
Hinweis  Das Bearbeiten dieser Aufgabe ist erst möglich, wenn diese Bedingung bei der Vorgängeraufgabe erfüllt ist.

Prüfer

Legen Sie einen Prüfer und einen Endtermin fest, der diese Aufgabe nach der Freigabe des Benutzers bearbeiten muss.

Zusätzlich können Sie den Prüfer das Recht geben, die Daten zu verändern. Des Weiteren können Sie einen Stellvertreter des Prüfers auswählen.

Eingabe  Wählen Sie aus der Liste der CoPlanner Benutzer den Administrator und als Endtermin definieren Sie den 27.03.2013


Benutzer der Aufgabe ‘Umsätze planen‘

In diesem Bereich ordnen Sie der Aufgabe Benutzer zu. Diesen Benutzer erhalten diese Aufgabe in Ihrer Workflow Übersicht.

Eingabe  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen oder entfernen“ .


Der Dialog „Benutzerauswahl“ wird geöffnet.

Framework, Workflow-Assistent, Benutzer auswählen

Mittels Doppelklick können Sie einen Benutzer auswählen bzw. wieder aus der Liste „Ausgewählte Benutzer“ entfernen.

Eingabe  Doppelklicken Sie auf den Benutzer „Max Muster“ und schließen Sie den Dialog mit „OK“.


Der Bereich „Aufgaben“ hat nun für die Aufgabe „Umsätze planen“ folgendes Aussehen.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Umsätze planen

Im nächsten Schritt wird die Aufgabe „Variable Kosten planen“ erstellt.

Eingabe  Bezeichnung: „Variable Kosten planen“

Aktion: „Standard/Planung/Erfolgsplanung auf Monatsbasis/Variable Kosten“ Start: 27.03.2013 Ende: 28.03.2013 Vorgängeraufgabe: Umsätze planen Prüfer: Administrator Ende: 30.03.2013 Benutzer: Maria Bernasconi

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Allgemein“ – Variable Kosten planen

Bereich „Übersicht“

In diesem Bereich sehen Sie eine Liste der Benutzer mit dem Grad der Fertigstellung.

Framework, Workflow-Assistent, Bereich „Übersicht“
Eingabe  Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche „Übernehmen“


Im Workflow Manager wird dieser Workflow folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“

Workflowdarstellung im CoPlanner

Der Workflow „Deckungsbeitrag planen“ wird initial im CoPlanner Client folgendermaßen dargestellt.

Framework, Workflow „Deckungsbeiträge planen“ bei den Benutzern

Dieses Beispiel startet am 23.03.2013.

Initiale Darstellung
Beim Benutzer „Max Muster“ ist die Aufgabe „Umsätze planen“ aktiv und bereit zum Bearbeiten.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ inaktiv. Die Aufgabe „Variable Kosten planen“ hat als Vorgängeraufgabe „Umsätze planen“ und wird daher erst aktiv, wenn diese Aufgabe abgeschlossen ist. Da die Aufgabe „Umsätze planen“ auch eine Prüfung einschließt, ist die Aufgabe „Umsätze planen“ erst abgeschlossen, wenn auch die Prüfung freigegeben wurde.
Beim Benutzer „Administrator werden die beiden Aufgaben „Umsätze planen“ und „Variable Kosten planen“ angezeigt, denn er ist als Prüfer definiert.
Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigeben
Um eine Aufgabe freigeben zu können, muss sie zumindest einmal ausgeführt werden. Erst dann ist der Befehl im Kontextmenü „Aufgabe freigeben“ aktiv.
Der Benutzer „Max Muster“ hat die Aufgabe „Umsätze planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ bleibt alles gleich, da die Aufgabe „Umsätze planen“ erst geprüft werden muss, bevor seine Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv wird.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Umsätze planen (Max Muster)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Benutzer freigegeben
Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Umsätze planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.
Aufgabe wiedereröffnen
Die Aufgabe erscheint beim Benutzer „Max Muster“ in „Offene Aufgaben“ und der Benutzer muss sie wieder bearbeiten und freigeben.
Aufgabe freigeben
Beim Benutzer „Max Muster“ bleibt die Aufgabe in „Erledigte Aufgaben“ und sie erhält den Status „Vom Prüfer freigegeben“.
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ändert sich noch nichts, da der Startzeitpunkt zum bearbeiten der Aufgabe noch nicht erreicht ist.
Beim Benutzer „Administrator“ wechselt die Aufgabe in den Bereich „Erledigte Aufgaben“
Framework, Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigegeben

Um das Beispiel weiter zu bearbeiten, ist jetzt der 27.03.2013.

Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Benutzer freigeben
Beim Benutzer „Maria Bernasconi“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen“ aktiv.
Der Benutzer „Maria Bernasconi“ hat die Aufgabe „Variable Kosten planen“ bearbeitet und gibt diese Aufgabe nun frei. Bei ihm wechselt die Aufgabe automatisch von „Offene Aufgaben“ in „Erledigte Aufgaben“.
Beim Benutzer „Administrator“ ist die Aufgabe „Variable Kosten planen (Maria Bernasconi)“ jetzt aktiv und hat den Status „wird geprüft“.
Aufgabe „Variable Kosten planen“ vom Administrator freigeben
Der Benutzer „Administrator hat nun die Möglichkeiten die Aufgabe „Variable Kosten planen“ freizugeben oder wieder zu eröffnen.

Dieser Vorgang entspricht dem Vorgang bei der Aufgabe „Umsätze planen“ vom Administrator freigeben

Framework, Alle Aufgaben erledigt

E-Mail Benachrichtigungen

Der Workflow Manager bietet die Möglichkeit, automatisch E-Mail Benachrichtigungen zu versenden. Entsprechend der Konfiguration werden E-Mails an die Benutzer, Prüfer und den Administrator gesandt.

Auslöser für den Versand eines E-Mails

Bei folgenden Ereignissen wird ein E-Mail versandt:

Ereignis Benutzer Prüfer Administrator Auslöser
Startdatum erreicht Ja Ja (A)
Benutzer „Aufgabe freigeben“ Ja Ja Ja (B)
Enddatum steht bevor Ja (A)
Enddatum erreicht Ja Ja (A)
Nachfristablauf steht bevor Ja (A)
Nachfristablauf erreicht Ja Ja (A)
Prüfer „Aufgabe freigeben“ Ja Ja Ja (B)
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“ Ja Ja Ja (B)
Prüferenddatum steht bevor Ja (A)
Prüferenddatum erreicht Ja Ja (A)
Aufgabe zurückgesetzt Ja Ja Ja (B)

Legende:

Automatisch (A)
Aktion des Benutzers (B)

Für den E-Mail Versand muss folgender Eintrag im CopServer.exe.config bzw. CopService.exe.config vorhanden sein:

Vom CoPlanner Server automatisch versendete E-Mails werden einen Tag vor Eintritt des Ereignisses versendet.

E-Mail Inhalt

Der Inhalt der E-Mails ist frei konfigurierbar. Öffnen Sie dazu die Datei „WorkflowMessages.xml“ aus dem CoPlanner Verzeichnis „\server\CommonFiles“.

Ein Eintrag für ein E-Mail besteht immer aus zwei Tags, einen für den Betreff und einen für die Nachricht. Beachten Sie dabei folgende Notation:

Für folgende Ereignisse können E-Mails versendet werden:

Ereignis AttribID
Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“ WorkFlowReOpenedByReviewer_Subject

WorkFlowReOpenedByReviewer_Body

Benutzer „Aufgabe freigeben“ WorkFlowFinnishedByConstributor_Subject

WorkFlowFinnishedByConstributor_Body

Prüfer „Aufgabe freigeben“ WorkFlowFinnishedByReviewer_Subject

WorkFlowFinnishedByReviewer_Body

Aufgabe zurückgesetzt WorkFlowTaskResetted_Subject

WorkFlowTaskResetted_Body

Startdatum erreicht WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Subject

WorkFlowTaskStartingTodayMsg4Constributor_Body

Enddatum steht bevor WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Subject

WorkFlowTaskEndsTomorowMsg4Constributor_Body

Enddatum erreicht WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Subject

WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Constributor_Body

Enddatum erreicht WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Subject

WorkFlowTaskEndsTodayMsg4Admin_Body

Nachfristablauf steht bevor WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor_Subject

WorkFlowTaskRespiteEndsTomorowMsg4Constributor

Nachfristablauf erreicht WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Subject

WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Constributor_Body

Nachfristablauf erreicht WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Subject

WorkFlowTaskRespiteEndsTodayMsg4Admin_Body

Prüferenddatum erreicht WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Subject

WorkFlowTaskReviewtimeEndsToday_Body

Prüferenddatum steht bevor WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Subject

WorkFlowTaskReviewtimeEndsTomorrow_Body

Folgende Konstante können in den Texten verwendet werden:

Konstante Erklärung
$Date Aktuelle Datum
$TaskName Bezeichnung der Aufgabe
$Planer Zuständiger Planer/Prüfer
$Message Vom Planer/Prüfer eingegebener Kommentar
$NewLine Ein Zeilenvorschub
$AllPlaner Alle Planer einer Aufgabe

Beispiel Tags für das Ereignis - Prüfer „Aufgabe wiedereröffnen“


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