PowerPoint Add-in:Bericht erstellen

Übersicht

Sie können im PowerPoint Add-in

• Verknüpfte Berichte einfügen: bestehende Berichte aus den CoPlanner einfügen. Änderungen an den Berichten werden nach PowerPoint übernommen.
• Unabhängige Berichte einfügen: es können Berichte in PowerPoint erstellt werden. Diese sind im CoPlanner Windows Client nicht verfügbar.
• Filter definieren: Sie können globale Filter definieren, welche bei den Berichten angewendet werden können
• Textfelder einfügen: Sie können Textfilter einfügen, die auf die globalen Filter verweisen. Diese können in Texten verwendet werden und passen sich immer entsprechend an.
• Optionen einstellen: Sie können definieren, ob beim Öffnen der Präsentation sofort das Anmeldefenster erscheinen soll, die Berichte bei jeder Filteränderung automatisch aktualisiert werden und ob die Berichte skalieren sollen oder nicht.

PowerPoint Add-in,Übersicht Begriffe

Verknüpften Bericht einfügen

Sie können im CoPlanner Windows Client erstellte Berichte in die PowerPoint Präsentation verknüpfen. Das bedeutet, dass Änderungen, die im CoPlanner Windows Client in diesem Bericht gemacht werden, automatisch nach einem Aktualisieren des Berichts in der PowerPoint Präsentation übernommen. Einfügen können Sie so eine Verküpfung rechts in der Task Pane. Wählen Sie dazu aus der Liste den entsprechenden Bericht und klicken Sie auf "Einfügen". Im Usermodus sehen Sie wie im CoPlanner Windows Client nur Berichte, welche unter "Meine Berichte" oder "Gemeinsame Berichte" gespeichert sind. Um die Berichte aus dem Systemordner Berichte zu sehen, müssen Sie über den Button "Modus" im Ribbon in den PowerUser Modus wechseln.

Wenn Sie auf den Bericht klicken bekommen Sie rechts in der Task Pane die Möglichkeit die Filter, die auf den Bericht ziehen sollen, auszuwählen. Sie können hier globale Filter (über die Filterverwaltung in der Präsentation erstellt) oder lokale Filter definieren. Um einen globalen Filter zu verwenden, ändern Sie das Drop-down-Menü des Filteroperators auf das Symbol . Danach können Sie im Drop-down-Menü in der Mitte den entsprechenden Filter auswählen. Wenn Sie in der Filterleiste den Filter auf ein anderes Element setzen und die Präsentation aktualisieren, ändern sich die Daten auf das entsprechende gewählte Element. Sie können aber auch lokale Filter auf den Bericht setzen. Dazu wählen Sie einfach aus dem Drop-down-Menü in der Mitte das Element aus, auf welches der Bericht immer gefiltert werden soll. Wenn in der Präsentation die Option automatisches Aktualisieren nicht gewählt ist, müssen Sie nach Filteränderungen die Präsentation immer aktualisieren, um die entsprechenden Daten zu sehen. Sie können entweder die gesamte Präsentation über den Aktualisieren-Button im Ribbon aktualisieren oder einzelne Berichte über den Aktualisieren-Button in der Task Pane.

PowerPoint Add-in,Verknüpfter Bericht mit Erklärungen

Je Bericht kann auch angegeben werden, ob der Bericht seine ursprüngliche Größe verändern darf. Wenn die Option "Automatische Größe" in der Task Pane nicht angehackt ist behält der Bericht immer die gleiche Größe. Der aufgrund der Daten gelieferte Bericht wird dann immer auf diese Größe skaliert. Wenn die Option automatische Größe definiert ist vergrößert/verkleinert sich der Bericht immer entsprechend.

Unabhängigen Bericht einfügen

Wenn Sie Berichte nur einmalig brauchen, können diese auch schnell und einfach in der PowerPoint Präsentation erstellt werden. Diese Berichte stehen dann in den anderen CoPlanner Clients nicht zur Verfügung. Mit dem Klick auf Einfügen in der Sektion Unabhängig in der Task Pane öffnet sich der Report Designer. Berichte können hier gleich erstellt werden wie im CoPlanner Windows Client. Wie Sie einen Bericht erstellen können finden Sie hier. Mit "OK" fügen Sie den Bericht in die PowerPoint Präsentation ein. Unabhängige Berichte können auch wieder bearbeitet werden. Markieren Sie den Bericht und am unteren Ende in der Taskpane steht Ihnen ein zusätzlicher Button für das Bearbeiten zur Verfügung.

Wenn Sie auf den Bericht klicken bekommen Sie rechts in der Task Pane die Möglichkeit die Filter, die auf den Bericht ziehen sollen auszuwählen. Sie können hier globale Filter (über die Filterverwaltung in der Präsentation erstellt) oder lokale Filter definieren. Um einen globalen Filter zu verwenden, ändern Sie das Drop-down-Menü des Filteroperators auf das Symbol . Danach können Sie im Drop-down-Menü in der Mitte den entsprechenden Filter auswählen. Wenn Sie in der Filterleiste den Filter auf ein anderes Element setzen und die Präsentation aktualisieren, ändern sich die Daten auf das entsprechende gewählte Element. Sie können aber auch lokale Filter auf den Bericht setzen. Dazu wählen Sie einfach aus dem Drop-down-Menü in der Mitte das Element aus, auf welches der Bericht immer gefiltert werden soll. Wenn in der Präsentation die Option automatisches Aktualisieren nicht gewählt ist, müssen Sie nach Filteränderungen die Präsentation immer aktualisieren, um die entsprechenden Daten zu sehen. Sie können entweder die gesamte Präsentation über den Aktualisieren-Button im Ribbon aktualisieren oder einzelne Berichte über den Aktualisieren-Button in der Task Pane.

PowerPoint Add-in,Verknüpfter Bericht mit Erklärungen

Je Bericht kann auch angegeben werden, ob der Bericht seine ursprüngliche Größe verändern darf. Wenn die Option "Automatische Größe" in der Task Pane nicht angehackt ist behält der Bericht immer die gleiche Größe. Der aufgrund der Daten gelieferte Bericht wird dann immer auf diese Größe skaliert. Wenn die Option automatische Größe definiert ist vergrößert/verkleinert sich der Bericht immer entsprechend.

Filterbereich

Die Filter des Berichts werden in einer eigenen Filterleiste unter dem Ribbon und über den Arbeitsbereich eingefügt.

Die Filterauswahl sowie Filteroperatoren sind gleich zu behandeln wie der Filterbereich im Windows-Client.

Die Verwaltung der Filter erfolgt über die Filterverwaltung im Ribbon.

Textfeld einfügen

Mit Textfeldern können Filter im Text verwendet werden.

Textfelder können einfach über den Ribbon eingefügt werden. Wählen Sie dazu aus dem Submenü von Textfeld den entsprechenden Filter aus. Sofern Sie keinen Platzhalter markiert haben, wird ein Textfeld eingefügt, worin Sie schon den Namen des ausgewählten Filterelements sehen können. Wenn Sie einen Filter ändern, müssen Sie das Textfeld oder die gesamte Präsentation aktualisieren um den neuen Wert zu sehen. Wenn Sie den Namen des gewählten Elements in einem Text verwenden wollen, müssen Sie im entsprechenden Feld stehen und dann das Textfeld über den Ribbon einfügen. Es wird Ihnen dann folgendes eingefügt: [Filtername.Name]. Wenn Sie die Präsentation ausführen, sehen Sie den ersetzten Wert des entsprechenden Filterelements. Hier ist zu beachten, dass dies nur funktioniert solange Sie Zugriff zum CoPlanner Server haben. Sofern Sie die Präsentation herzeigen wollen, ohne Verbindung zum CoPlanner Server, ist es notwendig, eine offline Version zu erstellen. Das können Sie über den Button "Export" im Ribbon machen. Es wird Ihnen dann eine Version der Präsentation erstellt, die keine Bezüge mehr zum CoPlanner hat. Es werden hier anstatt dem [Filter.Name] der Text des richtigen Elements eingefügt, die Berichte können nicht mehr angepasst werden, sondern sind nur mehr als Bilder verfügbar. Möchten Sie also noch Änderungen durchführen, so können Sie das am Original machen und sich dann erneut eine offline Version speichern.

Erweiterte Funktion ab 9.5 HF 1.3: Wenn das Textfeld als eigenes Textfeld eingefügt wurde und nicht in den Text integriert ist, kann man über die Taskpane ein anderes Attribut auswählen, welches anstatt des Namens angezeigt werden soll. Bei Elementen, welche als Text eingefügt wurden, kann man dies auch im Text verändern. Will man sich z.b. den Vorsystemschlüssel anzeigen lassen, anstatt des Namens, ersetzt man [Filtername.Name] durch [Filtername.vs_key].

Optionen einstellen

Sie können für die Präsentation globale Optionen einstellen. Im Ribbon unter den [[PowerPoint_Add-in:Optionen|Optionen] können Sie diese definieren. Es kann definiert werden, ob beim Öffnen der Präsentation der Login Dialog automatisch erscheint, ob Berichte standardmäßig ihr Größe verändern können oder nicht und ob die Präsentation mit jeder Filteränderung automatisch aktualisiert werden soll oder nicht.